Ablage und Archivierung der Geschäftsdokumente

Was kann zum 31.12.2014 vernichtet werden?

Aufbewahrungspflichten und -fristen

Gewerbetreibende, bilanzierungspflichtige Unternehmer oder
selbstständig Tätige müssen steuerrechtliche Aufzeichnungs- und
Aufbewahrungspflichten beachten. Aufbewahrungspflichtige Dokumente sind
u.a. Bücher, Bilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die
Geschäftskorrespondenz sowie alle elektronisch übermittelten Dokumente.
Dabei gilt für Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und Buchungsbelege eine
Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren und für Handels- oder Geschäftsbriefe
sowie für Aufzeichnungen über Überschusseinkünfte eine solche von 6
Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des
Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung im Buch gemacht worden ist
oder der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden ist
(§ 147 Abs. 4 der Abgabenordnung). Entsprechendes gilt auch für
elektronisch archivierte Dokumente und Belege.

Elektronisch übermittelte Dokumente

Werden steuerlich relevante Dokumente elektronisch übermittelt, sind
diese nach den allgemeinen Grundsätzen aufbewahrungspflichtig, da es sich
hierbei um originär digitale Dokumente handelt. Darauf weist das
Bayerische Landesamt für Steuern betreffend der Aufbewahrung und
Archivierung von elektronischen Kontoauszügen hin (Verfügung v.
19.05.2014, S 0317.1.1-3/3 St42). „Der Ausdruck des elektronischen
Kontoauszugs und die anschließende Löschung des digitalen Dokuments
verstößt gegen die Aufbewahrungspflichten…“, so das Amt. Denn der Ausdruck
würde lediglich eine Kopie des elektronischen Kontoauszugs darstellen und
sei „beweisrechtlich einem originären Papierkontoauszug nicht
gleichgestellt“. Bei elektronischer Archivierung muss eine umfassende
System- und Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Hier muss
aufgezeichnet sein, „auf welche Weise elektronische Eingangsdokumente
aufbewahrt, archiviert und weiterverarbeitet werden“.

Stichtag 31.12.2014

Am 31.12.2014 können Handelsbücher, Inventare, Bilanzen und sämtliche
Buchungsbelege aus dem Jahr 2004 vernichtet werden, sofern in den
Dokumenten 2004 der letzte Eintrag erfolgt ist. Handels- oder
Geschäftsbriefe, die 2008 empfangen oder abgesandt wurden, sowie andere
aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus dem Jahre 2008 und früher können
ebenfalls vernichtet werden. Dies gilt nicht, sofern die Dokumente für die
Besteuerung weiterhin von Bedeutung sind, etwa weil die steuerliche
Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Stand: 27. November 2014